Effektive arbeidsprosesser, og bekjemping av utenforskap gjennom arbeidsinkludering av en sårbar gruppe. Dette er noe Mørenett ser verdien av, og har lykkes med gjennom samarbeidet med Spesialistbedriften. I Spesialistbedriften ønsker vi ikke sympati og støttende ord, men meningsfylt arbeid, slik at vi kan bidra til å skape verdier for fellesskapet. Mørenett har vært en viktig samarbeidspartner for oss gjennom flere år, noe vi er veldig takknemlige for.
Mørenett er et nettselskap med konsesjonsområde på Sunnmøre og deler av Nordfjord, og er ansvarlig for strømnettet i dette området. Selskapet ble etablert i 2014, da tidligere Tafjord Kraftnett og Tussanett fusjonerte. I de fleste velatablerte organisasjoner med en viss historikk å forvalte, bygger det seg med tiden opp et betydelig arkiv av eldre papirdokumentasjon.
Med fokus på forsyningstrygghet og leveringskvalitet til sine kunder, og med ansvar for drift og vedlikehold av både nye og eldre tekniske installasjoner, kan man ikke bare oppbevare gammel dokumentasjon, man må også sørge for at den er lett tilgjengelig for sine ansatte når de har behov for den. Kort fortalt betyr dette at informasjonen må være tilgjengelig digitalt.
Når man skal digitalisere et større arkiv er det som regel noen vanlige utfordringer man må ta stilling til.
Mørenett fant tidlig ut at dette var noe de ikke kunne bruke interne ressurser på. De hadde verken tilgjengelig kapasitet, egnede lokaler, eller teknisk utstyr som var nødvendig for å utføre jobben på en effektiv måte. Løsningen ble at Spesialistbedriften hentet ut deler av arkivet med jevne mellom, og utførte digitaliseringen i sine lokaler, og med egnet spesialutstyr.
I tilfellet til Mørenett var det blant annet behov for å digitalisere en mengde tekniske tegninger i større format, som fysisk oppbevares på ruller. For å kunne digitalisere denne typen tegninger kreves det skannere som takler formater inntil A0, og det er noe de aller færreste bedrifter har selv. Videre er avtaler og historisk dokumentasjon i mer håndterbare formater skannet og systematisert. Når digitaliseringen er utført sendes filene til Mørenett ferdig katalogisert i et søkbart format, i en forhåndsdefinert kvalitet mht. oppløsning, farger, og filstørrelse.
Hilde Stangeland er sivilingeniør for nettutvikling i Mørenett, og har vært Spesialistbedriftens kontaktperson i Mørenett under digitaliseringsprosessen. Hilde har følgende å si om samarbeidet:
Mørenett har samarbeidet med Spesialistbedriften over flere år. De jobber nøyaktig, effektivt, og selvstendig, og sørger for at arkivet vårt blir digitalisert mye raskere enn vi hadde klart uten hjelp. Vi setter stor pris på jobben Spesialistbedriften gjør for oss.
Hvorfor ønsket dere å digitalisere arkivet?
Mørenett er spredt over flere kontorlokasjoner i et stort geografisk område, og mange av oss jobber med prosjekter som er fysisk langt unna. Vi bruker mye tid på å reise ut på anlegg, men å ha enkel tilgang til avtaler, historisk dokumentasjon og tegninger er viktig for å få god oversikt og gjøre en effektiv jobb. I tillegg til tilgjengelighet, er det viktig å bevare og sikre analoge arkiv. Vi har også begrenset fysisk plass til å ta vare på historisk dokumentasjon.
Hva var fremgangsmåten for å finne eldre dokumenter og tegninger før digitaliseringen?
Vi har mange hyllemeter med arkivmapper, spredt på flere lokasjoner. Så hvis du trenger ei fysisk mappe som er plasert et annet sted, må du enten hente den selv, få noen til å sende den fysisk, eller få noen til å lete opp relevant informasjon, skanne og sende elektronisk. Det gir fragmentert håndtering, og det er krevende å holde styr på både originaler og endringer.
Hvorfor valgte dere Spesialistbedriften som samarbeidspartner?
Spesialistbedriften fikk gode referanser fra Tafjord Kraft, som startet sitt digitaliseringsarbeid litt før oss i Mørenett. Da Mørenett skulle starte opp så man ikke behov for å forespørre flere aktører. Da jeg begynte i Mørenett i 2019 var samarbeidet allerede etablert, og det var hyggelig å følge opp videre. Jeg har en sønn med Asperger, og har kjent til bedriften fra tidligere. Når vi vet at svært mange personer med Asperger faller utenfor arbeidslivet, er det jo litt ekstra stas å bidra til meningsfylt aktivitet hos Spesialistbedriften.
Hvordan har du opplevd samarbeidet med Spesialistbedriften?
Samarbeidet har vært godt. Vi hadde en periode en person fra Spesialistbedriften her hos oss for å skanne tegninger. Den senere tid har vi pakket klare esker med dokumentasjon, som Spesialistbedriften har hentet og tatt med til sine lokaler for å skanne.
Har Mørenett en bevisst strategi for å jobbe med arbeidsinkludering av sårbare grupper?
I Mørenett har vi hatt mest erfaring med arbeidspraksis og lønnstilskudd. Vi får jevnlig forespørsler fra ulike arbeidsmarkedsbedrifter og NAV, og forsøker så langt vi kan å tilby arbeidspraksis i ulike deler av organisasjonen. Tjenester fra Spesialistbedriften har kommet i tillegg til disse. Vi tar vårt samfunnsansvar på alvor, både for å ta vare på våre ansatte som ikke kan yte 100 %, og for de som av ulike grunner har behov for arbeidstrening.
Vil du anbefale Spesialistbedriften til andre som har behov for å digitalisere sitt arkiv?
Vi kan varmt og uten forbehold anbefale Spesialistbedriften til andre som har behov for å digitalisere sine arkiv.
Les mer om våre tjenester innen digitalisering, scanning, og arkivering ved å KLIKKE HER.
